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グループセクレタリー

どんな仕事?

担当する上司のスケジュール管理や出張手配、社内外との連絡・調整、電話応対、電子メール管理、文書や資料の作成・管理、会議の準備など、さまざまなサポート業務を行います。グループセクレタリーは、個人付のセクレタリーに比べ、グループ全体のサポート業務が多いのが特徴です。担当する上司の国籍やポジションによって業務内容や求められるスキルは異なりますが、基本的なビジネスマナーの知識はもちろん、文書作成や通訳などで英語力を求められることも多く、外資系企業では必須となります。

業務リスト

■電話・メール応対
■来客応対
■スケジュール管理
■会食手配
■出張手配
■贈答品手配
■慶弔手配
■手紙・名刺管理
■ファイリング
■経費精算
■社内文書作成(会議資料・議事録等)
■挨拶状作成・発送
■通訳・翻訳
■データ入力

活かせる資格

■秘書検定

活かせる業務経験

Word、Excel、PowerPointの実務経験は必須です。業務経験が重視される傾向にありますが、部内アシスタントや事務経験があればステップアップできるケースもあります。パーソナリティとしては、コミュニケーション力や調整力、細かい目配りがポイントとなります。

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